Van een ongeplande verandering naar een geplande verandering

‍Ongeplande en geplande veranderingen

Caluwé en Vermaak besteden veel aandacht aan ongeplande veranderingen. Soms heb je als organisatie geen keus en moet je wel veranderen. Maar hoe maak je van een ongeplande verandering een geplande verandering? En hoe zorg je ervoor dat je de touwtjes in handen houdt?

We weten dat verandertrajecten nog veel meer vragen kunnen oproepen. In dit blog beantwoorden we de belangrijkste. Dit doen we natuurlijk niet alleen. We hebben 2 ervaren veranderaars gevraagd om ons te helpen.

‍Vaardige veranderaars

‍

Ben van Tuinen heeft veel verandertrajecten in de zorg geleid. In 2016 is hij zijn eigen bedrijf gestart: Ready2Improve, van waaruit hij organisaties helpt om te verbeteren, veranderen en vernieuwen. Ben houdt ervan om structuur aan te brengen binnen verschillende organisaties. Hij kan goed schakelen binnen de verschillende belangen van afdelingen en levert mooie resultaten.
‍

Onze tweede expert, Hobbe de Jong, is gespecialiseerd in veranderingen in de IT en Finance. Al sinds 2007 helpt hij bedrijven met digitalisering via zijn organisatie Profitives. Hobbe vond cijfers altijd al interessant. En dan vooral het verhaal achter de cijfers. Tijdens zijn opdrachten als Controller kwam hij erachter dat ook de IT hem interesseerde en dat hij er aanleg voor had. Doordat Hobbe de taal van IT goed spreekt, kan hij kritische vragen stellen en een grote bijdrage leveren aan het digitaliseren van processen.

‍Waar begin je een verandertraject mee?

Een goed begin is bepalend voor het succes van een verandertraject. Zowel Ben als Hobbe noemen deze oriëntatiefase het allerbelangrijkste. Hier ga je kijken naar wat er precies speelt binnen de organisatie. Wat er moet veranderen en waarom, maar bovenal ook wat het beoogde resultaat is. Hier kom je achter door te observeren en veel vragen te stellen. Een duidelijke en meetbare doelstelling helpt je tijdens het hele verandertraject. Deze doelstelling formuleer je uiteraard samen met de opdrachtgever.

‍Hoe houd je de controle tijdens een verandering?

Ben en Hobbe hebben allebei hun eigen manier om de controle vast te houden tijdens een verandertraject. Ben kijkt elke keer waar hij staat in het proces en wat er nog moet gebeuren. Hiervoor gebruikt hij de diagnosemodellen van Caluwé en Vermaak. Zo houdt hij grip op het verandertraject. Ook blijft hij regelmatig afstemmen met de opdrachtgever om te controleren of hij met de goede dingen bezig is.

Ook Hobbe knipt het verandertraject in stukken. Hij nodigt om de paar weken de hele organisatie uit voor een presentatie, waarin het veranderteam laat zien wat er de afgelopen periode is gedaan. Iedereen wordt actief uitgenodigd om kritische vragen te stellen. Zo houdt hij de hele organisatie betrokken bij het verandertraject en kan hij goede stappen maken. De strakke deadlines voor de presentaties houden hem én de organisatie scherp.
‍

‍
Hoe ga je om met weerstand?

Mensen willen graag veranderen, maar niemand wil veranderd worden. Dit is voor Hobbe heilig. Elke organisatie heeft een heel eigen bedrijfscultuur en daar moet je mee dealen. Door de organisatie goed mee te nemen in de verandering en overal open over te zijn, kun je weerstand voorkomen. Een tip van Hobbe is om zelfs de kleinste successen te vieren. Zo kunnen de medewerkers zien dat het verandertraject echt de juiste keuze is geweest.

Voor Ben is het ook belangrijk om goed zichtbaar te blijven binnen de organisatie. Hij zorgt ervoor dat de medewerkers altijd weten waar hij mee bezig is. Zo kunnen ze zien dat het goed gaat met de verandering, maar ook vragen stellen als ze het ergens niet mee eens zijn.

‍Hoe weet je of een verandering is gelukt?

Zoals gezegd zijn verandertrajecten niet tastbaar. Maar er is wel een manier om te meten of je verandering geslaagd is. Met een meetbare doelstelling kun je bij de afronding van het traject vaststellen of de verandering is gelukt of niet. In die eerste fase is het dus erg belangrijk om hier goed op door te vragen. Wat wil de opdrachtgever nu precies bereiken? Bijvoorbeeld om het aantal klachten van 10 terug te brengen naar 5.

Ben voegt hieraan toe dat het handig is om een aantal maanden na afloop van het verandertraject te checken hoe het gaat. De opdrachtgever kan dan aangeven of het resultaat nog steeds naar tevredenheid is, of dat er misschien nog meer moet veranderen.
‍

‍Houd je ogen open en blijf nieuwsgierig

Eigenlijk is het voornaamste dat je een verandertraject met open ogen en een nieuwsgierige houding in gaat. Neem alles in je op, kijk om je heen en luister naar de mensen binnen de organisatie. Zorg ervoor dat de eerste stap direct goed is, en houd in de gaten waar je precies staat in het traject.

Heb je vragen over veranderen? Wil je een verandertraject starten en besteed je het liever uit? Neem contact met ons op en wij gaan je helpen met de beste veranderaars!

‍[1] Vermaak, H., & de Caluwé, L. (2019). Leren Veranderen. Amsterdam: Boom uitgevers Amsterdam.

‍

‍